会议是组织运转的高频场景，而「接线十分钟、开会五分钟」的传统会议室正在拖慢协作效率。本方案提供多媒体会议与音视频系统的通用建设框架，覆盖小型洽谈室、中型会议室与大型报告厅三类典型空间。
系统框架由四个子系统构成：显示系统按空间尺寸选配拼接屏、激光投影或 LED 小间距，双屏分显远端画面与共享内容；扩声系统采用数字音频处理器实现回声消除、自动增益与啸叫抑制，人声清晰饱满；摄像系统配备自动跟踪摄像机，发言画面智能切换；中央控制系统把灯光、窗帘、显示、扩音集成到一块触控面板，一键切换「本地会议」「远程会议」「培训模式」。
远程会议框架兼容主流视频会议平台并支持国产化会议软件，4K 编解码保障画面质量；录播模块自动记录会议全程，会后可点播回看，跨区域组织再无「到场难」的困扰。
无线协作能力让参会者笔记本、手机一键投屏，多人轮流演示无需传线拔线；无线会议室方案免去桌面粉尘开孔，美观且灵活。
框架实施包含声学环境建议、设备安装调试、与上级平台对接及使用培训。竣工后的会议室要达到一个标准：任何人走进来，一分钟内自己就能开会。